建設会社の経費精算、スタッフは「スキャンするだけ」にした話——それでも残った面倒の正体

私たちは、土木・建築・設備の3業種、約110名の建設会社を経営しています。建設業は20年以上やってきて、この1年ほどは、社内で使うAIツールを自分たちで作りながら回しています。

今回は、経費精算の話です。

派手なテーマではないんですが、実際にやってみて、面倒の正体が思っていた場所と違った、という発見があったので、順番に書いてみます。

月末の机の上に、領収書の山がありました

以前のうちの経費精算は、たぶん多くの会社と同じ形でした。

現場から戻ってきたスタッフのポケットや封筒に、ガソリンスタンド、ホームセンター、高速道路の領収書が溜まっていく。月末にまとめて出てきて、台紙に貼って、日付と金額を書き写して、経理がExcelに打ち直す。

そして必ず出てくるのが、「これ、どこの現場の分ですか？」という聞き直しなんですよね。

1枚ずつは数十秒の仕事です。でも、人数と枚数を掛け算すると、月末の経理はこれでまとまった時間が消えます。出す側も、貯めるほど思い出せなくなるので、お互いに嫌な仕事でした。

入口を「スキャンするだけ」にしました

そこで、経費精算のアプリを自分たちで作りました。

スタッフがやることは、領収書をスキャンするか、写真をメールで送るか。それだけです。あとはAIが金額・日付・品目を読み取って、担当者や工事コードの見当までつけて、最後は会計ソフトに入れる形のデータまで出します。

経理の仕事は、打ち込む仕事から、確認するだけの仕事に寄りました。

入れた直後は、正直、かなり良かったです。台紙も転記も消えて、「紙の数字を一つ、データにする」を経費でやった形になりました。

ただ、本題はここからです。

面倒は、消えずに場所を変えました

運用を始めてしばらくして、経理から声が上がりました。

「あれ、同じ経費が2件入っています」

調べてみると、メールの仕組みが同じ領収書を2回送り直していて、そのたびに2回登録されていました。悪気のある人は誰もいません。でも、経理は毎回それを見つけて、手で消していたんです。

入力を自動にしたのに、消す仕事が新しく生まれている。これはちょっとショックでした。

なので、同じ領収書がもう一度来たら、裏で自動的に見分けて弾く形に直しました。

似たことは他にもありました。送ったはずの領収書が、取り込みに失敗して入っていない。これも、失敗した分をあとからまとめて再取り込みできる仕組みと、いきなり本番に入れずに添付の中身だけ先に確かめる「お試し」の段階を足しました。

それから、締めのルールです。月をまたいだ経費を当月に入れるか、翌月に回すか。これはグループの中でも会社ごとに違っていて、どちらかに決め打ちで作ると、必ずどこかの経理が困ります。結局、会社ごとに選べる設定にしました。

経費精算の面倒の正体は、「入力」ではなく「例外」でした

ここまでやって、ようやく分かった気がしています。

きれいな領収書が1枚ずつ順番に届くなら、入力なんてもともと大した仕事ではないんですよね。実際に重いのは、同じものが2回来る、かすれて読めない、締めをまたぐ、どの現場か分からない——そういう例外と、その確認の方でした。

だから、入口を自動にしただけだと、面倒は消えません。入力の面倒が消えて、例外の面倒がそのまま残る。むしろ、自動で流れるようになった分、例外だけが目立って残ります。

AIツールは作ったあとの方が本番、という話を以前書きましたが、経費精算はその典型でした。二重を弾く、失敗から戻れる、会社ごとのルールに合わせられる。地味な作り込みばかりですが、経理が安心して「確認するだけ」でいられるのは、この部分のおかげだった気がしています。

効果は「時間」より「月末の気の重さ」に出ました

浮いた時間そのものは、時間×時給で数えることができます。ただ、実際にやってみて大きかったのは、数字にしにくい方でした。

月末に領収書の山と向き合う気の重さが、経理からも現場からも消えたことです。

建設業の残業の中身を分けてみると、「記録を書き写す仕事」がかなりの割合を占めます。経費精算はそのど真ん中で、しかも毎月必ず来ます。ここが軽くなると、体感がはっきり変わるんですよね。

よくある質問

Q. AIの読み取りは間違えませんか？

A. 間違えます。だからこそ、経理の「確認するだけ」の工程は残しています。全部を任せて無人にするのではなく、読み取りと下ごしらえまでをAIがやり、数字の最終確認は人がやる。この線の引き方が、今のところ一番安心です。

Q. 現場のスタッフは使ってくれますか？

A. うちで効いたのは、新しい操作をほぼ覚えさせなかったことです。スキャンするか、いつものメールに添付するか。それ以上のことを現場に求めない設計にしたので、「使ってもらう」ためのお願いはほとんど要りませんでした。

Q. 何から始めればいいですか？

A. ツールを探す前に、自社の領収書1枚が経理に届くまでの経路を数えてみてください。何人の手を通って、何回書き写されて、何回聞き直しが起きているか。そこが見えると、どこを自動にすべきか、どこに例外が溜まるかも見えてきます。

---

まず全体像を知りたい方は建設会社のAI導入 30分説明会へ。自社の経費や事務の流れについて個別に相談したい方は無料相談をご利用ください。AI顧問が何をする仕事かはこちらにまとめています。