経理が一人しかいない会社の「触れる範囲」——疑うためではなく、担当者を守るために線を引く

私たちは、土木・建築・設備の3業種、約110名の建設会社を経営しています。建設業は20年以上やってきて、この1年ほどは、社内で使うAIツールを自分たちで作りながら回しています。

今日は、あまり表で語られない話を書きます。

中小の建設会社だと、経理が一人、ということがよくあります。うちもグループの会社によってはそうです。請求も、支払いも、経費のとりまとめも、銀行とのやりとりも、その人が全部見ている。

これ自体は、悪いことではありません。むしろ、その一人がいるから会社が回っています。ただ、仕組みを作る側から見ると、少し気になることがありました。

「その人しか分からない」と「その人しか止められない」は別の話です

一人で回っているとき、二つのことが同時に起きています。

ひとつは、その人しか分からない状態です。どの現場の請求がいつ立つのか、どの支払いが月末に寄るのか。これは経験の蓄積なので、簡単には他の人に移せません。

もうひとつが、その人が全部を触れる状態です。数字を入れることも、直すことも、消すことも、一人でできてしまう。

前者は、時間をかけて引き継ぐしかありません。でも後者は、仕組みの側で線を引ける話です。私たちは、後者から手をつけました。

画面で隠すのと、裏側で止めるのは違いました

自社の経費や資金繰りのアプリを作っているとき、恥ずかしい思い違いをしていました。

権限を分けるとき、最初は「見せない」で済ませていたんです。担当者の画面には、銀行の残高や借入の情報を出さない。編集のボタンも出さない。画面に無ければ触れないだろう、と考えていました。

ところが、点検してみると、画面に出していないだけで、裏側の入口は開いたままでした。表のボタンが無いだけで、直接その入口を叩けば数字を書き換えられてしまう。

もちろん、社員がそんなことをするとは思っていません。でも、「やろうと思えばできる」状態と「そもそもできない」状態は、まったく別のものです。アプリの鍵の穴を見つけた時と同じで、見つけた以上は塞ぐしかありません。

なので、画面から隠すのではなく、裏側のサーバー側で止める形に直しました。銀行の残高、口座、借入といったお金に直結する情報は、権限のない人からは書き換えられない。経費も、申請した本人以外のデータには手を入れられない。表示の話ではなく、動作として止めています。

線を引くのは、疑うためではありません

ここが一番書きたかったところです。

権限を絞ると聞くと、「社員を信用していないみたいで嫌だ」と感じる社長がいます。気持ちはとても分かります。私も最初はそうでした。

でも、実際にやってみて思ったのは、逆だということです。

一人に全部が集中していると、何かあったときに、その人が真っ先に疑われます。数字が合わない、記憶にない支払いがある——原因が単純な入力ミスでも、触れたのがその人しかいなければ、まず本人に確認が行きます。これは、真面目にやっている人ほどしんどい話です。

線が引かれていれば、「この数字はそもそも経理では触れない」とすぐに分かります。疑いが向く前に、可能性が消える。これは担当者を守る仕組みなんですよね。

現場でも同じことをしています。重要な作業は一人でやらせない。確認を二人で回す。あれは、作業員を疑っているからではありません。一人に背負わせないためです。事務の数字も、考え方は同じでいいはずです。

会社が複数あると、もう一段ややこしくなります

建設業だと、土木と建築と設備で会社が分かれていたり、グループで数社を持っていたりすることがよくあります。うちもそうです。

この形になると、権限の話に「どの会社の分か」が加わります。同じ経理担当が複数社を見ているとき、画面の上では会社を切り替えながら仕事をすることになります。

うちのアプリで、実際にこんな不具合が出ました。会社を切り替えたのに、前の会社の画面のままになっていたんです。領収書のアップロードや、経費の編集の画面で起きていました。

幸い、他社の数字が見えてしまうような話ではなく、切り替えたはずの画面が追いついていないというものでしたが、ヒヤッとしました。経理からすると、A社のつもりでB社の画面を触りかねないわけです。数字そのものより、こういう「今どこにいるか分からない」状態の方が事故を呼びます。

3か所で同じ型の不具合が出ていたので、まとめて直しました。あわせて、今どの会社を見ているのかが常に画面に出るようにしています。

会社が複数ある場合は、「誰が触れるか」に加えて「今どの会社を触っているか」が分かる状態かどうかも、あわせて見てみてください。

今日からできる棚卸し

難しい道具は要りません。紙とペンで、次の3つを確かめるだけでも見えてきます。

一つめ。銀行の残高や借入の情報を、誰が書き換えられるか。 見られる人ではなく、直せる人を数えてください。ここは会社の中で一番少なくていい場所です。

二つめ。辞めた人のアカウントが、まだ生きていないか。 退職の手続きに「アカウントを止める」が入っていない会社は、意外と多いです。これは疑いの話ではなく、単なる後片付けの漏れです。

三つめ。数字を直した記録が残るか。 誰がいつ何を直したかが後から追えるだけで、ずいぶん違います。追えるということは、間違いが起きたときに原因までたどり着けるということです。

このうち一つでも「分からない」があれば、そこが最初に手をつける場所です。

ツールを選ぶときにも効きます

自分たちでアプリを作らない会社にも関係のある話です。

勤怠でも経費でも会計でも、外のサービスを選ぶときに、機能の一覧はみんな見ます。でも、道具の使い分けを考える段階で、こう聞いてみてください。

権限は、役職ごとに分けられますか。

見せない設定と、触らせない設定は、別々にできますか。

誰がいつ直したかの記録は残りますか。

この3つにすっと答えられる相手なら、中の作りもある程度しっかりしている可能性が高いです。経費精算のような毎日使う仕組みほど、ここが効いてきます。

よくある質問

Q. 経理が一人だと、そもそも権限を分けようがないのでは？

A. 完全な分担は難しいですが、「入力する人」と「最終的に承認する人」を分けるだけでも意味があります。社長が承認だけを持つ形なら、人を増やさずに線が引けます。

Q. 権限を細かくすると、かえって仕事が止まりませんか？

A. 止まります。全部を細かくすると、承認待ちで動けなくなります。私たちは、お金に直結する重い部分だけを絞って、日々の入力は軽いままにしました。全部を締めるのではなく、重い場所を選ぶのが大事だと思っています。

Q. 社員に説明するとき、どう伝えればいいですか？

A. 「守るための線引き」だと正直に伝えるのが一番だと思います。何かあったときに担当者が疑われないためだ、と説明すると、うちでは納得されました。隠して導入すると、かえって不信感が残ります。

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