建設業の安全書類はAIで楽になる？——グリーンサイト・Buildeeの先に残る三つの手間

安全書類は、電子で出す仕組みがすでにあります。そのうえで残るのは複数のサービスに同じことを入れる手間と、自社を横串で見る台帳の二つ。ここまで絞れば、手を付けられる大きさになります。

「安全書類、AIでなんとかならないですかね」

これはよく出る話題だと思います。うちでも出ました。ただ、この分野を調べていくと、先に確かめておくことがありました。

安全書類のまわりには、すでに業界で使われている仕組みがあります。 AIの話をする前に、まずそこを見ておくほうがよさそうでした。

私たちは土木・建築・設備の三業種をやっている建設会社で、この半年ほど、社内で使う道具を自分たちで作りながら回しています。グループとしては元請の立場も、サブコンの立場も両方ありますので、書類は出す側でも受け取る側でも触っています。今回は出す側＝サブコンの側から書きます。受け取る側の話は、また別に書くつもりです。

以前ChatGPTで何ができるかを書いたとき、「安全書類をAIで」と会議で話しているうちは、まだ判定できる大きさになっていないと書きました。今回はその続きになります。

そもそも、安全書類とは何を指すか

グリーンファイルとも呼ばれます。サブコンが、元請へ、着工前に出す書類群のことです。

中身は現場によりますが、だいたいこのあたりが並びます。

• 再下請負通知書、下請負業者編成表
• 作業員名簿
• 持込機械等使用届、工事・通勤用車両届
• 火気使用届、電気工具使用届
• 安全衛生計画書

これに、資格証明書や社会保険の加入状況の写しが付きます。着工後に体制が変われば、出し直しです。

目的は、誰がどんな体制で入るのかを元請が把握することと、責任の所在をはっきりさせることなので、書く側からすると「同じことを何度も書いている」ように見えるのは、ある意味当然でもあります。

電子で出す仕組みは、もうあります

ご存じの方も多いと思いますが、大手ゼネコンさんの現場では、紙ではなくウェブ上のサービスで提出する形が広く使われています。

よく名前が挙がるのは、この二つです。

サービス	特徴として挙げられていること
グリーンサイト（建設サイト・シリーズ）	労務安全書類の作成・提出・管理をウェブ上で完結。有効期限の自動通知、記入漏れの防止。元請・協力会社がそれぞれ登録して使う
Buildee 労務安全	元請独自の帳票を取り込んで配布できる。建設業許可の期限切れ、健康診断の未受診者、保険の加入状況を画面で確認できる。CCUSの登録情報を取り込める

どちらも、元請ごとに違う独自様式を取り込めるようになっています。様式がバラバラでも電子で回せる形は、一応そろっている、ということです。

どれを使うかは元請さんの指定で決まることがほとんどなので、こちらで選べる場面は多くありません。ただ、まだ紙でやり取りされている場合は、こういう方法もあるとご存じいただくだけでも、話の進め方が変わるかもしれません。

それでも残る面倒が、三つあります

では、これで全部片づくのかというと、そうでもありませんでした。サブコンの側に立つと、残るものが三つあります。

一つ目、元請ごとにサービスが違う。 A社の現場はグリーンサイト、B社はBuildee、C社は独自のシステム。同じ会社情報と作業員情報を、それぞれに入れることになります。

二つ目、自社を横串で見る場所が無い。 どのサービスにも期限を見る機能はありますが、見えるのはそのサービスに載っている現場の分です。「うちの社員全員の資格が、いつ切れるか」を一枚で見ようとすると、結局は自社側に台帳が要ります。

三つ目、入れる前の情報が揃っていない。 誰のどの資格が最新か、車両の点検はいつまでか。サービスに入力する前の段階が、そもそも人の記憶と紙の束の上に載っている会社は少なくないはずです。

「安全書類が面倒」と言うとき、実のところ一つ目と三つ目を指している——そんな気がしています。

 

三つの問いで、任せられるかを見る

残った面倒に、判定の問いを当てます。前の記事で使ったものと同じ三つです。

	複数サービスへの入力	自社台帳の整備	期限の判断
頼み方を一文で言えるか	言える	言える	言える
材料がこちらの手元にあるか	ある（前に出した内容）	ある（免許証や保険証の写し）	無い（写しが最新かは書かれていない）
間違いに気づけるか	気づける	気づける	気づけない

一列目と二列目は、任せられる側です。前に出した内容から拾って別の形へ移す、写しを読んで一覧に起こす。読み取りの精度は上がっていますし、間違っていれば見れば分かります（書類をAIに渡すときの形は以前まとめました）。

問題は三列目でした。

「これが最新か」は、書類の中に書かれていません

免許証の写しを読んで有効期限を拾うことはできます。ところが、その人が去年更新していて、手元の写しが古いという事実は、どこにも書かれていません。

これは、写真をAIに整理させようとしたときと同じ形でした。写真の中に「どの工事のいつのものか」は写っていない。情報が元の紙に無ければ、読む力をいくら上げても出てきません。

だからここは、読ませる話ではなく集める話になります。更新したら出してもらう。その仕組みだけは、人が決めておくしかありません。

 

期限の一覧は、誰が見る形にするか

台帳を作る、と書きましたが、作っただけでは足りませんでした。

うちが別の場面で学んだのは、気づける人が一人だと、その人が見ない日は誰も気づかないということです（通知の宛先の話に書きました）。期限も同じで、事務の担当者だけが見ている一覧は、その方が忙しい月に止まります。

作るなら、次の三つを一緒に決めておくのがよさそうです。

• いつ知らせるか——切れた日ではなく、切れる前のどこか
• 誰に届くか——本人と、事務と、できればもう一人
• 切れていたらどうするか——現場に入れないのか、先に手を打つのか

三つ目まで決めておかないと、知らせが届いても「で、どうするんだっけ」で止まります。

 

制度の話は、こちらでは判断しません

保存の期間や、何を提出しなければならないかについては、この記事では書きません。

元請さんの指示と、御社の契約の形で変わりますし、法律の当てはめは私たちの仕事ではないからです。うちも迷ったときは、社内で決めずに確認しています。

書けるのは、手元の作業をどう軽くするかまで。そこは正直に線を引いておきます。

いただくことの多い質問

Q. グリーンサイトとBuildee、両方に登録しないといけませんか。

元請さんがどちらをお使いかで決まります。取引先が複数あれば、両方に登録しているサブコンさんも珍しくありません。どちらも元請・協力会社の双方が登録して使う形なので、こちらだけで決められる話ではないところが悩ましいです。

Q. AIに書類を読ませて、そのまま提出できますか。

おすすめしません。読み取りは間違うことがありますし、間違ったまま提出すると、こちらの信用の話になります。人が見る前提で、見る時間を短くする使い方が現実的です。

Q. 何から手を付けるといいですか。

すでにサービスに乗っておられるなら、入力の前段——自社の作業員名簿と資格の一覧からだと思います。ここが紙と記憶のままだと、どのサービスに入っても入力のたびに探すことになります。

大きいまま持たない

「安全書類をAIで」は、会議では通りやすい言い方です。ただ、その大きさのままだと、すでにある仕組みを飛ばして考えてしまうことになります。

電子で出す部分には、すでに使われている仕組みがある。そのうえで残るのは、複数のサービスに同じことを入れる手間と、自社を横串で見る台帳でした。この二つまで絞れば、手を付けられる大きさになります。

大きい言葉のまま会議で回っているものがあれば、まず「もう誰かが作っていないか」から確かめてみるのもいいかもしれません。

このテーマの記事はまとめ：建設業の日報・勤怠・現場の情報に読む順番で並べています。

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