AIに社内の書類を読ませるとき、どの形で渡せばいい？——写真・PDF・Excelの向き不向き

AIに書類を渡すときは、元がExcelならExcelのままが正確です。わざわざPDFにするのが一番もったいない渡し方でした。渡す前に人が形を整えないのも要点です。

「AIに読ませたいんですが、どの形で渡せばいいですか」

社内でいちばん多く聞かれる質問です。写真でいいのか、PDFにした方がいいのか、Excelなら間違いないのか。

私たちは建設の会社で、社内で使うAIツールはこの半年ほど自分たちで作って動かしています。領収書、見積書、図面、勤怠。実際に読ませてきて分かったことを、質問の形でまとめました。

先に結論だけ言うと、元がデータのものはデータのまま渡す。紙しかないものは写真で十分です。わざわざ形を整えるために手作業を挟むと、そこで時間が消えます。

スマホで撮った写真でも読めますか

読めます。

領収書は、社内でもスキャナではなく写真で運用しています。斜めから撮っても、多少影が入っても読めます。

うまくいかないのは、文字がつぶれているときです。遠くから撮って全体を小さく写した写真、ピントが合っていない写真、感熱紙が薄くなって元から読めないもの。この三つは人が見ても読みづらいので、AIでも同じです。

コツというほどのものはなくて、人が読める写真なら、だいたい読めます。撮り直しの判断も、その基準で大丈夫です。

PDFとExcel、どちらが向きますか

元がExcelなら、Excelのまま渡す方が正確です。

PDFにすると、数字が「見た目」になります。表の形は見えていても、どの列がどの行に属しているかは、AIが推測して読むことになります。だいたい合いますが、列が多い表ほどずれる余地が増えます。

Excelのまま渡せば、どのセルにどの値が入っているかがそのまま伝わるので、推測が要りません。

わざわざPDFにしてから渡す、というのは一番もったいない使い方です。うちでも最初はやっていました。

まとめて一つのPDFにして渡していいですか

枚数が多いときは、分けてください。

社内で実際に起きたことですが、月末にたまった領収書を一つのPDFにまとめて読ませたら、途中で止まりました。画面には「読み取れませんでした」と出ます。

読めていなかったわけではなく、読んだ内容を返す途中で、一度に返せる長さの上限に当たって切れていました。一枚二枚では起きません。まとまった量のときだけ起きます。

ツールの側の上限なので、上げられるなら上げます。ただ、上げてもいつかまた当たります。**使う側としては「途中で止まったら分けて送る」**を覚えておくのが確実です。

 

手書きのメモや野帳は読めますか

読めるものと、読めないものがあります。

数字と短い単語（現場名、日付、数量）は、かなり読めます。走り書きの文章や、独自の略号は苦手です。「A棟②上」のような、社内でしか通じない書き方は、そのままでは意味が取れません。

ただこれは、社内の言葉をAIに教えることで変わる部分です。読めないのではなく、知らないだけ、という場合が多いです。

図面は読めますか

読めますが、書類とは別の話になります。

社内では、図面から数量を拾う仕組みを動かしています。PDFの図面でも、CADのデータでも扱えますが、精度が変わるのはここでも同じで、CADのデータの方が正確です。PDFは線が「絵」になっているので、寸法の意味を推測しながら読むことになります。

ただ、図面については「読めるかどうか」より、どこまで人が見るかの方が大事だと思っています。拾い漏れは金額に直結しますし、図面には書かれていない前提（既存の解体の範囲、養生、搬入経路）が必ず残ります。社内でも、拾った数量は必ず人が突き合わせてから見積に入れています。

「測らずに転記する」ところまでは任せられて、「合っているかを決める」ところは人に残る。今のところ、その線引きです。

Excelの表が複雑なのですが、そのままで大丈夫ですか

セルが結合されている表と、シートが何枚にも分かれている表は、少し苦手です。

理由は人が読むときと同じで、見た目は一つでも、中身が複数になっているからです。結合されたセルは、どの行の値なのかがデータとしては曖昧になります。この「見た目と中身が違う」話は前に書いた記事と同じ性質のものです。

とはいえ、わざわざ作り直す必要はありません。そのまま渡してみて、ずれたところだけ「この列は何を表しているか」を教える方が早いです。表を整える手間の方が、たいてい大きくつきます。

 

読み取ったあと、どこに入りますか

ここが実は本題で、読めることと、行き先が決まることは別です。

領収書には工事コードが書いてありません。金額と日付が読めても、どの現場の分かは書類から分からない。この話は別の記事に書きました。

書類を渡す前に、その書類に「どこに付けるか」が書いてあるかどうかを見ておくと、後の手間がずいぶん変わります。

精度はどのくらいですか。確認は要りますか

金額と日付は、体感でほぼ外しません。ただ、確認は残します。

外れ方が人と違うからです。人は「読めない」と止まりますが、AIは読めなくても何かを埋めてきます。しかもそれらしい数字なので、見た目では気づけません。

なので社内では、AIが読んで、経理が確認する形にしています。確認をなくすのではなく、打ち込む作業をなくすのが目的です。この線引きの考え方はこちらにまとめました。

渡した書類は、どこかに残るのでしょうか

会社で使うなら、契約の形をまず確認してください。

法人向けの契約であれば、渡した内容が学習に使われない形で運用できます。社内でもその形にしていて、そのうえで残る心配は「学習されるかどうか」ではなく、他社から預かった書類を渡していいかの方です。元請けの資料、協力会社の単価、写真に写り込んだもの。この線引きは別の記事にまとめました。

「これ、貼っていいですか」と聞かれたときに答えられるのは、契約を確認してあるからです。順番としては、契約が先で、社内のルールは後です。

 

どの書類から始めるとうまくいきますか

工事コードや取引先コードが書いてある書類からです。

発注書、注文請書、出来高、原価の伝票。この種類は、読み取った後の行き先まで書類の中で決まります。逆に、領収書や現場からの報告のようにコードが書いていないものから始めると、読めても人が「これはあの現場の分」と教える作業が残ります。

減らしたかったのはその作業なので、行き先まで決まる書類から入る方が、効いている実感が出るのが早いです。

渡す前に形を整えた方がいいですか

整えない方がいいです。

ファイル名を統一する、フォルダを分ける、Excelの体裁を揃える。どれも良さそうに見えますが、その作業をするのは人です。読ませるために人が手を動かしていたら、減らしたかった手間がそのまま残ります。

整えるのは、AIが読んだ後にやらせます。

まとめ

• 写真で十分。人が読める写真なら読める
• 元がExcelならExcelのまま。PDFに変換しない
• 枚数が多いときは分けて渡す
• 手書きは数字と短い単語なら読める。社内の略号は教えれば読める
• 読めることと、行き先が決まることは別
• 確認は残す。なくすのは打ち込む作業
• 図面は拾えるが、合っているかを決めるのは人に残る
• 会社で使うなら、契約の形を先に確認する
• 始めるならコードが書いてある書類から
• 渡す前に人が形を整えない

迷ったら、今ある形のまま渡してみるのが早いです。だめだったときに、何がだめだったかが分かります。

このテーマの記事はまとめ：社員とAI、ChatGPTの使い方、AIの担当者に読む順番で並べています。

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