経費精算係利用規約（案）

ARCFEELGROUP株式会社
制定日：公開日に制定します（この頁は公開前の案です）

第1条（適用）

本規約は、ARCFEELGROUP株式会社（以下「当社」といいます）が提供する「経費精算係」（以下「本サービス」といいます）の利用条件を定めるものです。
本サービスの利用を申し込み、第3条により利用契約が成立した法人または個人事業主（以下「契約者」といいます）は、本規約に同意したうえで本サービスを利用するものとします。
当社のプライバシーポリシーおよび特定商取引法に基づく表記（経費精算係の節）は、本規約と一体として適用されます。

第2条（定義）

「本サービス」：契約者の申請者がスマートフォン・LINE・メール・スキャナーで領収書等の画像または PDF を送り、AI が日付・金額・支払先・科目を読み取って1件ずつに分け、契約者の経理担当者が管理画面で確認・修正・承認し、月次の精算書（Excel）および会計ソフト用の CSV を出力できるサービスをいいます。
「申請者」：契約者が管理画面で登録し、本サービスに領収書データを送る役員・社員・現場スタッフをいいます。管理画面で確認・修正・承認のみを行う者（経理担当者）は申請者に含みません。
「登録人数」：各月の請求日の時点で、管理画面に有効な申請者として登録されている数をいいます。
「領収書データ」：申請者が送った領収書・レシート・請求書等の画像および PDF、AI 読み取りの結果、契約者が修正・承認した内容、ならびに出力した精算書および CSV をいいます。
「AI 読み取り」：領収書データから日付・金額・支払先・科目等の項目を機械的に推定する処理をいいます。当社は外部の AI 事業者の API を利用して行います。
「無料期間」：お申し込みの日から、その翌月の同日の前日までの期間（申込月＋1か月）をいいます。

第3条（契約の成立・Web申込）

利用契約は、申込者が当社ウェブサイト上の申込画面で当社所定の申込情報を入力して送信し、クレジットカード決済情報の登録（決済代行事業者 Stripe の画面で本規約への同意を含みます）を完了した時点で成立します。
申込情報に虚偽があった場合、当社は利用契約の成立後であっても契約を解除することがあります。

第4条（無料期間・料金・支払方法）

無料期間中の料金は発生しません。
料金は、登録人数1人につき月額 200円（税別）とします。領収書の枚数による追加料金、最低料金および初期費用はありません。料金の詳細は特定商取引法に基づく表記に定めるとおりとします。
各月の料金は、その請求日の時点の登録人数に前項の月額を乗じて算定します。月の途中の登録人数の増減は日割り計算をしません。
支払方法はクレジットカード決済（Stripe）とし、無料期間の最終日の翌日に初回のご請求、以後は毎月同日に自動でご請求します。
領収書・請求書は決済代行事業者の画面から取得できます。当社は適格請求書発行事業者（登録番号は特定商取引法に基づく表記に記載）です。
契約者の希望により当社がスキャナーの設定作業を行う場合の料金は、現地作業 50,000円（税別）に当社所在地から作業場所までの交通費の実費を加えた額とし、1回の作業ごとに、作業の完了後にご請求します（クレジットカード決済または銀行振込）。現地作業は関東1都6県（東京都・神奈川県・埼玉県・千葉県・茨城県・栃木県・群馬県）で行います。それ以外の地域は、交通費の実費を加えた現地作業の可否をご相談のうえ決めます。設定作業は、当社が実際に運用している機種（リコー ScanSnap iX2500）と同じ機種を前提とし、当社はこの機種を推奨します。他の機種の設定は個別にご相談のうえ可否と料金を決めます。作業は事前のお申し込みにより行い、作業日の前日までのお申し出による取り消しに料金はかかりません。作業の完了後の返金はありません。スキャナー本体は料金に含まれません。

第5条（契約期間・解約）

利用契約は1か月単位で自動更新されます。
契約者は、毎月20日までに当社所定の方法（メールまたは管理画面）で申し出ることにより、当月末をもって解約できます。違約金はありません。有料期間中の日割りの返金はありません。
解約後、契約者は解約日から90日以内に、読み取り結果・精算書・CSV を管理画面から一括で取得できます。領収書の画像・PDF の一括取得は〔段2で提供・公開時に確認〕管理画面から行えます。当社は解約日から90日を経過した後、契約者のデータ（領収書データ・申請者の情報を含みます）を削除します。国税関係書類としての領収書データの保存義務は契約者が負うものとし、契約者は削除の前に必要なデータを自らの責任で取得・保存するものとします。

第6条（提供内容と限界）

本サービスの標準の範囲は、会社ごとの受け取り口（LINE 公式アカウント・メール転送・スマートフォンの写真・スキャナーの PDF）、AI 読み取りと自動分割、確認画面と科目の学習、申請・確認・精算の簡易フロー、月次の精算書（Excel）、会計ソフト用 CSV（弥生会計形式・標準。他の会計ソフトの形式は実費で対応します〔お見積り〕）、電子帳簿保存法の要件の説明と事務処理規程のひな形、LINE でのサポートです。
当社は、仕訳の正誤の保証、税務上の判断・助言、会計ソフトへの直接の連携（API）、スキャナー本体の提供、契約者に代わっての入力・修正・精算の代行、契約者ごとの画面の改修を行いません。税務申告および税務調査への対応は、契約者（または契約者の税理士）の責任において行うものとします。
AI 読み取りの結果は機械的な推定であり、日付・金額・支払先・科目の誤りや読み取れない場合があります。契約者は結果を確認し、必要に応じて修正・承認するものとします。当社は読み取りの正確性を保証しません。
当社は、電子帳簿保存法の要件の説明と事務処理規程のひな形、ならびに保存に関する一部の機能（日付・金額・支払先による検索、および訂正・削除の履歴〔段2で提供・公開時に確認〕）を提供します。ただし、契約者の保存が電子帳簿保存法その他の国税関係法令の要件（スキャナ保存の要件を含みます）を満たすことを当社は保証せず、要件への適合は契約者が自らの責任において確認するものとします。タイムスタンプの付与は行いません。
本サービスが提案する科目・仕訳は契約者の経理事務の補助であり、会計上・税務上の確定を保証するものではありません。
初期設定（申請者の登録・科目の設定・受け取り口の案内・スキャナーの設置）は契約者が行います。当社は、第4条第6項のスキャナー設定を除き代行しません。
本サービスは LINE（LINE ヤフー株式会社）、メール、外部の AI 事業者および決済代行事業者等の外部サービスに依存します。これらの仕様変更・障害により本サービスの一部が利用できない場合があります。

第7条（申請者の個人情報・領収書データの取扱い）

本サービスは、申請者の氏名、LINE のユーザー識別子、メールアドレス、領収書データの送信日時、ならびに領収書の画像に含まれる情報（支払先、金額、場合により第三者の氏名等）を取得し、契約者の経費精算および料金の算定の目的でのみ利用します。
AI 読み取りのため、当社は領収書の画像を外部の AI 事業者に送信します。当社は、送信した画像および読み取り結果が AI の学習には使われない設定の事業者（Anthropic の商用 API の既定）を利用します。
契約者は、申請者を登録する前に、当該申請者に対し、氏名および LINE のユーザー識別子等を取得すること、その目的（経費精算）および保存期間（契約中および解約後90日）を説明し、必要な同意を得るものとします。申請者との関係における説明・同意・経費規程の運用の責任は契約者が負います。
当社は、契約者の領収書データを本サービスの提供・保守・障害対応・読み取り精度の改善・統計（個社を特定しない形）の目的の範囲でのみ取り扱い、法令に基づく場合を除き第三者に提供しません。
当社の従業員は、契約者からの問い合わせ対応・障害対応のために必要な範囲で契約者のデータを閲覧することがあります。閲覧は記録します。

第8条（データの取扱い）

契約者が本サービスに登録・投稿したデータの権利は契約者に帰属します。当社は、契約中はデータを保存し、解約後は第5条第3項に従い削除します。
領収書データを国税関係書類として保存する義務は契約者が負います。当社は本サービスを保存の手段（第6条第4項の一部の機能を含みます）として提供しますが、法定の保存期間にわたる保存を引き受けるものではありません（第6条第4項の機能のうち訂正・削除の履歴は〔段2で提供・公開時に確認〕）。
当社は、本サービスの提供のために必要な範囲で、データをクラウド事業者（データベース・ホスティング・ファイル保管）に保存します。
契約者は、管理画面から読み取り結果・精算書（Excel）・CSV を一括で取得できます。領収書の画像・PDF の一括取得は〔段2で提供・公開時に確認〕管理画面から行えます。

第9条（禁止事項）

偽造・改ざんした領収書等を送ること、または本サービスを不正な経費の申請もしくは脱税の目的で利用すること。
申請者本人の同意なく、取得した情報を経費精算以外の目的で利用すること。
他の契約者・第三者のデータへの不正なアクセス、本サービスの運営を妨げる行為。
法令または公序良俗に反する行為。

第10条（サービスの停止・変更）

当社は、保守・障害・外部サービスの事情により、本サービスの全部または一部を一時的に停止することがあります。
当社は、本サービスの内容を変更することがあります。料金の変更は1か月以上前に契約者へ通知します。

第11条（知的財産権）

本サービスに関するプログラム・画面・文書（事務処理規程のひな形を含みます）等の知的財産権は当社または正当な権利者に帰属します。契約者は、ひな形を自社の規程として利用することができます。

第12条（損害賠償・責任の制限）

当社の責めに帰すべき事由により契約者に損害が生じた場合、当社は、契約者が当該損害の発生した月に当社に支払った料金の額を上限として賠償します。ただし当社の故意または重過失による場合を除きます。
当社は、間接損害・逸失利益、AI 読み取りの誤り・仕訳や科目の誤りに基づく契約者の会計処理、税務申告・税務調査・電子帳簿保存法の要件への不適合に起因する追徴・加算税その他の損害、および申請者との紛争に起因する損害については責任を負いません。

第13条（反社会的勢力の排除）

契約者および当社は、自らが反社会的勢力に該当しないことを表明し、該当した場合は相手方が催告なく契約を解除できるものとします。

第14条（規約の変更）

当社は、必要に応じて本規約を変更することがあります。変更後の規約は当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。契約者に不利益となる変更は、事前に通知します。

第15条（準拠法・合意管轄）

本規約は日本法に準拠し、本サービスに関する紛争は東京地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。

附則

本規約は公開日から施行します。

経費精算係 利用規約（案）